È un complesso di procedure che consentono di identificare un prodotto con l'azienda agricola che l'ha coltivato, nonché la serra o il campo di coltivazione utilizzato, e chiunque lo manipoli e/o lo confezioni. È così possibile tracciare il percorso di un prodotto seguendo tutte le varie fasi della produzione, della lavorazione, della distribuzione, fino al consumatore finale:
- Prima fase: coltivazione e raccolta
Ogni azienda agricola viene suddivisa in unità produttive omogenee (lotti). Ad ogni unità, distinta in campo o serra, viene assegnato un codice che accompagnerà il prodotto in tutte le fasi della filiera. A questo codice corrisponde un quaderno di campagna che contiene tutte le informazioni inerenti la coltivazione. - Seconda fase: Stoccaggio e Confezionamento
I prodotti raccolti vengono stoccati nelle celle della cooperativa in attesa di essere confezionati. Ogni pallets viene identificato con una scheda che riporta il codice e tutte le altre principali informazioni sul prodotto (azienda, prodotto, varietà, data di raccolta, quantità ecc.).
Quando l'Ufficio commerciale della cooperativa riceve un ordine, l'incaricato delle lavorazioni seleziona il pallet che soddisfa i requisiti richiesti e lo avvia al confezionamento. - Terza fase: Stoccaggio Post confezionamento e consegna
I prodotti confezionati vengono identificati attraverso un codice unico di tracciabilità contenente i dati delle precedenti tappe indicato nell'etichetta, attraverso il quale è possibile conoscere tutte le informazioni sul prodotto. Viene tracciato il pallet, ma anche la singola confezione.